Business Continuity easy & efficient grazie al cloud

Molte aziende basano il loro business o parte di questo su servizi software (che siano in cloud, on premise, o un insieme di queste). Tuttavia la percentuale di aziende che si premurano di avere un piano di Business Continuity è ancora esigua. A mancare molto spesso sono dei precisi piani di ripristino dell’operatività nel caso di interruzione del funzionamento del software, vuoi per scarsa conoscenza del tema, vuoi – molto spesso – perchè le aziende ritengono troppo onerosa la loro realizzazione in rapporto al rischio esistente (in termini di profitto, d’immagine e di qualità percepita dai clienti).

Il ricorso a soluzioni cloud può agevolare notevolmente l’adozione di misure di Business Continuity, rendendole più convenienti e semplici da implementare – ancor più se con il supporto di un partner esperto.

Cosa si intende per Business Continuity: principi, standard, obiettivi e rischi

Perseguire un’attività di Business Continuity significa sviluppare ed adottare un approccio sistematico che mira a dare prontamente risposta a tutte quelle evenienze che possono interrompere il normale svolgimento del business aziendale, per prevenire o almeno minimizzare i danni che queste situazioni eccezionali possono causare. 

I modi per attuare un progetto di business continuity sono diversi, basati un un’accurata stima del rischio specifico della singola azienda oppure sull’implementazione di una serie di misure standard raccomandate per la security (approccio IT Baseline Protection Catalogs secondo lo Standard 100-4).

Al di là di queste differenze, tutti mirano a prevenire e fronteggiare gli eventi nefasti, in modo da evitare escalation nella loro gravità. Generalmente vengono infatti distinte  3 categorie di accadimenti nefasti, in ordine crescente di gravità ed impatto sul business: 

• Malfunzionamento

• Incidente

• Crisi

Perché sia realmente completa ed efficace, la gestione della Business Continuity non si dovrebbe limitare  ai puri aspetti IT tecnici, ma dovrebbe comprendere un’analisi completa di tutti i flussi ed i processi di business dell’azienda. Per questo la Business Continuity comprende sia attività di costruzione di una struttura organizzativa adeguata, sia l’implementazione di soluzioni che permettano una risposta rapida agli incidenti. L’adozione di sistemi Cloud-based può  influire favorevolmente in entrambe queste direzioni. 

I limiti della Business Continuity tradizionale

Il Business Continuity Plan rappresenta un vero e proprio manuale sui potenziali rischi e gli interventi da attuare per farvi fronte. Va molto oltre il puro aspetto IT: partendo dall’analisi dei fattori di rischio interni ed esterni all’azienda e degli elementi critici indispensabili per garantire la continuità di business definisce un quadro d’azione per massimizzare la resilienza del business.  Contribuisce al contempo a ottimizzare tutti i processi, gli asset e le risorse, tanto in ottica preventiva, quanto con un’utilità quotidiana in termini di efficienza e efficacia delle attività di business.

Un aspetto fondamentale della business continuity è il cosiddetto ripristino d’emergenza, o DisasterRecovery, l’insieme delle misure tecnologiche e organizzative senza cui sarebbe impossibile ripristinare sistemi, dati e infrastrutture necessarie all’erogazione di servizi di business. 

Per quanto riguarda il ripristino d’emergenza, è fondamentale anzitutto fare una premessa: la scelta delle opzioni di disaster recovery non può prescindere dall’analisi dell’impatto aziendale e da un’accurata valutazione del rischio.

Un’analisi dell’impatto aziendale dovrebbe delineare l’impatto sui clienti interni ed esterni dell’impossibilità di gestire i carichi di lavoro e il suo effetto sul business, per permettere di determinare il recovery time gestibile e il margine di perdita di dati tollerabile.

Tradizionalmente, il problema della stabilità e dell’affidabilità del software aziendale è affrontato dai reparti IT attraverso la ridondanza dell’hardware, accresciuta in modo più impulsivo che strategico nei momenti di crisi, accompagnata da dei picchi di carico di lavoro per i tecnici nelle fasi di emergenza. Questa prassi comporta costi elevati dovuti non solo al puro acquisto di soluzioni hardware, ma anche alla loro manutenzione e tenuta in opera continuativa, oltre a quelli legati alla remunerazione – ordinaria, straordinaria e in reperibilità – della forza lavoro. 

In tale scenario, per le PMI la situazione è ulteriormente complicata dalla collocazione delle soluzioni di ridondanza eventualmente adottate. Spesso infatti queste vengono inserite nello stesso centro di calcolo delle principali: l’installazione dei componenti in centri di calcolo geograficamente distribuiti non è nella maggior parte dei casi fattibile per le PMI più piccole. Il risultato è che entrambi i sistemi si trovavano a condividere alcuni dei medesimi eventi, con una penalizzazione dell’efficacia della ridondanza.

Ecco perché in molti casi  i decisori -soprattutto nelle PMI – scelgono di accettare il rischio di eventuali periodi indefiniti di indisponibilità dei sistemi piuttosto che affrontare l’onere di prepararsi a garantire la Business Continuity. 

L’utilizzo delle tecnologie cloud e della virtualizzazione rappresenta una significativa democratizzazione delle tecniche di disaster recovery, in quanto permette di accedere a strumenti di ridondanza – come un secondo sito per l’elaborazione dei dati e sistemi di disaster recovery – in modo particolarmente cost-efficient.

Il cloud come alleato della Business Continuity

L’azienda che decide di basare il suo sistema di Business Continuity su cloud, sviluppando su di esso il proprio disaster recovery, può infatti fruire di standard di availability e reliability non solamente elevati e chiaramente raggiungibili, ma anche prevedibili in termini di costi variabili. L’impatto di queste soluzioni è dunque decisamente notevole, soprattutto per le PMI.

Il ricorso al cloud consente di scambiare le spese in conto capitale fisso di un sistema di backup fisico con spese operative variabili di un ambiente di dimensioni adeguate nel cloud, il che può ridurre significativamente i costi anche in virtù di economie di scala altrimenti inarrivabili alle PMI. Il tutto giovandosi della capacità dei Cloud Vendor di investire risorse – economiche e di competenze –  nella realizzazione di un’infrastruttura capace di massimizzare l’affidabilità e la disponibilità, per mitigare l’effetto delle interruzioni ed il rischio di perdita dati -una capacità decisamente più elevata rispetto a quella di una PMI. 

Il risultato è che, rispetto agli ambienti tradizionali,  il ripristino di emergenza nel Cloud presenta i seguenti vantaggi:

• Disaster recovery rapido e con complessità ridotta
• Tool di automazione per un testing più facile e frequente
• Onere operativo ottimizzato
• Opportunità di automatizzare per ridurre il rischio di errore e i tempi di ripristino

Inoltre, l’adozione di soluzioni cloud può essere di enorme aiuto per adeguare la struttura organizzativa agli obiettivi di Business Continuity anche supportando un lavoro remoto sicuro e la gestione di un efficace sistema di comunicazione dell’accadimento.

Per mitigare l’effetto di un incident, è infatti fondamentale che  l’azienda sia preventivamente strutturata per realizzare una comunicazione corretta verso i proprio clienti, trovando il giusto equilibrio tra trasparenza e tempestività; la comunicazione in stato di emergenza non deve essere né ignorata (una non comunicazione è una comunicazione), né improvvisata, per evitare pesanti conseguenze. Per questo i principali Cloud vendor mantengono una comunicazione costante e puntuale sui propri eventuali problemi di continuity e offrono anche agli utenti la possibilità di ricorrere a numerosi canali e fruire di tool anche automatici (AI e Chatbot) di comunicazione, da integrare nei singoli piani di Business Continuity.

Perché affidare ad un MSP  la gestione della Business Continuity in Cloud

Ricorrendo a soluzioni in cloud, le aziende possono oltrepassare i tradizionali vincoli di scala e predisporre un Business Continuity Plan  efficace indipendentemente dalla loro dimensione. Come sempre, però, per farlo devono però necessariamente cominciare un processo di apprendimento che dia loro gli strumenti tecnici e culturali necessari. L’implementazione e gestione di una strategia cloud rappresenta infatti sì un’attività che alleggerisce e consolida il business, ma richiede competenze mirate. Ecco perché dev’essere implementata e tenuta in opera da personale altamente specializzato.

Si ripropone qui in una nuova veste il problema della sostenibilità, in particolare per le PMI, che generalmente hanno staff IT meno numerosi e non sempre avvezzi alla gestione di soluzioni cloud. Un problema che però può facilmente venire superato decidendo di appoggiarsi ad un MSP, che può farsi carico dell’implementazione e  gestione di quanto necessario al funzionamento del Business Continuity Plan facendo leva su risorse e competenze dedicate.

Affidare la gestione dell’infrastruttura e quindi la sua stabilità a un Managed Service Provider trasforma incertezze e rischi in sicurezza e costi comprensibili da annotare sul conto economico e rappresenta dunque un’alternativa particolarmente efficiente sia in termini di tempo che di investimento, senza bisogno di sviluppare competenze interne per avviare il progetto di Business Continuity.

La cloud  Business Continuity  su misura di Bottega52

Con il supporto di Bottega52, le aziende possono scoprire come far leva sul cloud per rendere più efficace e conveniente il proprio sistema di Business Continuity e affidare la sua tenuta in opera ad un team tecnico  dedicato, dotato di tutti gli skill più aggiornati e  costantemente pronto ad intervenire. Il tutto senza costi di personale e effort interno. 

Bottega52  definisce il modo più efficace per includere il cloud computing nel piano di Business Continuity -in essere o da creare. Per farlo, le specifiche di ciascuna azienda vengono indagate attraverso un workshop preliminare. Sulla base di quanto condiviso in tale workshop, un team formato da esperti tecnici e di business provvede a:

• Condurre un controllo completo della piattaforma distribuita – inclusi tutti i dispositivi, gli utenti, il software e l’hardware – ed identificare dove risiedono i dati nel sistema end-to-end
• Eseguire una valutazione dei rischi sull’intera configurazione
• Includere i servizi cloud nell’analisi dell’impatto aziendale
• Individuare e documentare eventuali soluzioni alternative
• Includere i riferimenti dei contatti principali per i servizi cloud nei piani di continuità aziendale
• Definire degli scenari operativi in caso si verifichi un accadimento avverso con impatto limitato o solo al cloud o solo on premise 
• Testare gli aspetti relativi al Cloud del piano con prove basate su più scenari, per verificarne il corretto funzionamento.